一、高校实行办公自动化的必要性 1、 提高工作效率、降低管理成本 　　实行办公自动化，可以实现文件收发、报送、分发等办公业务的自动化，改变传统工作时大量纸质文件的印发，使得高校管理工作出现少纸化或无纸化，大大减少了纸、墨等的消耗。其次缩短了文件流转的时间，简化了办公程序，节约了资源，降低了成本，提高了效率。同时，办公自动化系统可以有效减少中间环节，提高信息传递准确性、及时性，提高工作效率。 　　2、增强管理的科学性，提高管理水平 　　首先，办公自动化系统可以为管理人员提供良好的办公手段和环境，提供信息查询，使沟通方便快捷；其次，办公自动化系统可对原有的一些办公流程进行了一定的优化与整合，改进旧有工作方式的一些陋习与不足，进一步对行政办公进行规范与明确责任，从而使学校管理工作更加规范化及科学化，有效地提高高校管理水平。采用办公自动化系统，大部分日常事务都能按照一个既定的模式和程序进行，规范操作流程，最大限度的减少部门之间互相推诿的现象，抑制行政管理的随意性和武断性。 3、 促进科学决策，扩大高校影响 　　办公自动化系统是一个可以整合优化信息资源的高效信息管理系统，它可以完成信息的收集、整理、传递和分析，实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用， 可以及时、主动地获取决策所需要的信息，从而实现高校的决策科学化。对于普通的教师和学生来说，办公自动化系统可以帮助他们进行信息查询，也增强了他们参与学校管理决策的民主性和积极性。对于学校中层管理者来说，办公自动化系统是有效的信息管理系统，利用它可以更有效方便地与上下级进行沟通。高校领导在进行决策时通过信息数据库及时、准确地获取反映学校各项当前状态的信息，从而提高决策的准确性和有效性，同时还可以根据系统反馈的数据和信息对已作出的决策及时给予修订。 　　二、高校办公自动化建设中存在的问题 　　1、管理建设问题 　　办公自动化的建设与管理是“三分技术，七分管理”，这就需要高校管理层是既懂信息技术和业务，又懂管理的领导人才。但是现在高校大部分高层管理人员缺乏专业的办公自动化技术能力，而网络技术部门不具备行政管理的职能。这就需要技术部门和管理部门的有效配合和统一，但当两个部门联合管理建设时，会存在一定的沟通协商困难，这样办公自动化建设的整体目标比较容易被分散和转移。同时，高校各个部门工作条块分割，各部门对系统的功能要求不一致，系统兼容性不强，难以形成资源共享，为工作人员实现网上互动办公增加了难度。 　　2、推广应用难问题 　　目前我国大部分高校的办公自动化建设是停留在信息公布、文件浏览、通知公告等低级阶段。工作人员没有充分体验到办公自动化所带来的提高办公效率和质量的好处。很多教职工还习惯于传统的办公方式，没有从根本在思想上对办公自动化存在畏难情绪，缺乏真正实现办公自动化的决心和信心，导致在行为上排斥办公自动化。 　　3、网络信息安全问题 　　大部分高校的办公自动化建设已经趋于全球的网络化，当前社会的网络信息安全问题日益严峻，这给高校的网络安全带来了巨大的挑战。高校需要在实现信息共享、网络平台远程操作的基础上保证信息传播的安全性，这是高校办公自动化建设面临的迫切需要解决的问题。 三、 推进高校办公自动化建设的建议 　　1、领导重视，更新软硬件设备 　　学校各级领导需要认识办公自动化建设的内容和作用，加强对办公自动化建设的指导，用现代的管理理论去建设办公自动化。结合本校的实际情况，及时更新设备仪器，同时自行开发适用性强的办公管理软件，提高软件的使用效率。利用多种途径动员全校教职工推进办公自动化的建设，加强教职工对办公自动化的统一认识，通过利用现代化的技术来提高办事效率和工作质量，以达到提高高校整体管理水平的目的。学校领导还需要加强相关制度建设，保障办公自动化建设的顺利进行。 　　2、提高办公人员素质 　　高校办公自动化建设需要一支既懂管理又懂计算机技术的管理队伍，从目前高校的管理队伍来看，不少高校对这支队伍的建设不够重视。办公自动化管理牵涉的面比较广，从校领导、中层领导干部到基层工作人员、专任教师等，需要针对不同职能的办公人员开展相应的培训工作，还要编写相应的培训教材以适应不同的使用人员。在培训过程中，实操与理论相结合，培训内容除了技能还要包括理念、信息安全保密意识等。通过培训，可以让办公人员对办公自动化系统有更